Как списать вкладыш к трудовой книжке как испорченный

Содержание
  1. Как списать вкладыш к трудовой книжке как испорченный
  2. Как списать испорченный вкладыш в трудовую книжку. Списание и ликвидация трудовых книжек
  3. Акт на списание трудовых книжек
  4. Как списать испорченную трудовую книжку
  5. Вкладыши для трудовых книжек как списать
  6. Списание трудовых книжек в бухгалтерском учете
  7. Акт на списание трудовых книжек. Образец
  8. Вкладыши для трудовых книжек как списать
  9. Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?
  10. Акт на списание трудовых книжек. образец
  11. Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание
  12. Как списать вкладыш к трудовой книжке?
  13. Вкладыш в трудовую — легко!
  14. КТО ВИНОВАТ?
  15. ЧТО ДЕЛАТЬ?
  16. Как осуществляется списание выданных, но испорченных при хранении трудовых книжек
  17. Как осуществляется списание документов о профессиональной деятельности
  18. Если образец документа уже устарел
  19. Если документ испорчен
  20. Если документ перестал быть востребованным
  21. Как списать трудовые книжки правильно
  22. Дальнейшие действия с документами
  23. Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками
  24. Трудовая книжка и вкладыш в нее – учитываем и списываем – Все о кадрах
  25. Общие сведения
  26. Где взять бланки?
  27. Учет трудовых книжек и вкладышей к ним
  28. Хранение трудовиков и вкладышей
  29. Списание и уничтожение испорченных бланков
  30. Подведем итог

Как списать вкладыш к трудовой книжке как испорченный

Как списать вкладыш к трудовой книжке как испорченный

Этот вариант документа используется и по сей день. Но вполне может возникнуть такая ситуация, когда трудоустраиваться придет человек, имеющий старый вариант документа о профессиональной деятельности.

Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления.

В подобной ситуации гражданину следует выдать документ нового образца с перенесением в него всех записей из старого.

Процедура долгая, но все-таки она необходима.

Если документ испорчен Самый распространенный случай списания трудовой книжки.

Безусловно, все недочеты и помарки подобает корректировать, следуя некоторым правилам. Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа.

Как списать испорченный вкладыш в трудовую книжку. Списание и ликвидация трудовых книжек

Но новые, видоизмененные, появились с 2004 года.

Главным отличием этих книжек является стандарт, позволяющий защитить документы от фальсификации:

  1. химическая защита,
  2. ворсинки (ультрафиолет),
  3. магнитные характеристики,
  4. переплет нитью специального назначения.
  5. водяной знак,

Все это – обязательное и неотъемлемое условие для документа, содержащего сведения о работнике и его деятельности. Исключением является:

  1. если руководитель – (не ИП).
  2. если специалист работает по совместительству,

Еще одна старых трудовых от новых – это совмещение двух разворотов о поощрениях в один раздел «сведения о награждениях».

Современные книжки и вкладыши в них для сотрудников компания закупает в .

Акт на списание трудовых книжек

Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.

Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д. Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.

Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия.

Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать.

Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников.

Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

Как списать испорченную трудовую книжку

Неудивительно, что к оформлению трудовой книжки существует ряд требований.

Тем более бланки трудовой книжки относятся к документам строгой отчетности. Хранить и вести трудовую книжку обязан работодатель, он же выдает ее рабочему, который впервые оформляется на первое рабочее место. 2 До 2006 года индивидуальные предприниматели не имели права вести трудовые книжки работников, но с 2006 года статья 309 ТК РФ закрепила за ними такую обязанность.

Для учета трудовых книжек работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу движения трудовых книжек.

Ответственность за сохранность и оформление трудовой книжки лежит на работодателе до момента увольнения работника и выдачи ему на руки его трудовой. Если вины рабочего

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Бланки приобретаются за плату на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем трудовых книжек (п.

Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.

Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание. В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек.

Списание трудовых книжек в бухгалтерском учете

, работодатели «запасаются» ими на договорной основе за плату.

Поставщиком подобных бланков может выступать как само объединение ГОЗНАК, так и иные распространители, отвечающие требованиям, установленным вышеуказанным объединением.

В связи с этим купленные бланки следует учитывать не на счете 41 «Товары», а на счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие материалы». По той же причине их выдача работникам учитывается не с участием счета 90 «Продажи», а проводится как реализация через счет 91 «Прочие доходы и расходы».

В пункте 42 Правил содержится указание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности.

Поэтому помимо учета по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).

Пунктом 47 Правил предусмотрено,

Акт на списание трудовых книжек.

Образец

Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности — вкладыш в трудовую книжку.

Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи. Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.

Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

  1. от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  2. от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю.

В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника. Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.

Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают.

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Как списать вкладыш к трудовой книжке как испорченный

В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст.

65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно.

Но, чтобы оформить сотруднику трудовую книжку, работодатель должен иметь в наличии некоторое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила). Бланки приобретаются за плату на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем трудовых книжек (п. 3, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Отметим, что бюджетное учреждение имеет право заключить договор на приобретение трудовых книжек у единственного поставщика.
Но только при соблюдении условий, указанных в пункте 14 части 2 статьи 55 Федерального закона от 21 июля 2005 г.

Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.

  • Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
  • В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

Если документ перестал быть востребованным В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники.
Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью.

Акт на списание трудовых книжек. образец

Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий. Рассмотрим ее подробно. Причинами списания, в частности, могут быть:

  • порча бланка трудовой книжки;
  • порча вкладыша в трудовую книжку.

Пункт 42 Правил гласит, что испорченные при заполнении бланки должны быть уничтожены. Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными.

Внимание

Например, кадровый работник допустил ошибку в строке «Образование» бланка трудовой книжки и такая ошибка была сразу обнаружена. В этом случае трудовую книжку дальше заполнять и использовать нельзя – она считается испорченной и ее необходимо уничтожить. Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее.

Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары… Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.
Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца.

Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид.

Как списать вкладыш к трудовой книжке?

Как списать вкладыш к трудовой книжке как испорченный

В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст.

68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно.

Но, чтобы оформить сотруднику трудовую книжку, работодатель должен иметь в наличии некоторое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила). Бланки приобретаются за плату на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем трудовых книжек (п. 3, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Отметим, что бюджетное учреждение имеет право заключить договор на приобретение трудовых книжек у единственного поставщика.
Но только при соблюдении условий, указанных в пункте 14 части 2 статьи 55 Федерального закона от 21 июля 2005 г.

Вкладыш в трудовую — легко!

Трудовая книжка — документ, подтверждающий сведения о месте работы и занимаемых должностях. Хранить этот документ следует довольно щепетильно. Желательно в сейфе.

Случается ситуация, что работник имеет богатый список отметок в трудовой книжке. И новому кадровику просто некуда втиснуть последнюю запись. Проблема легко решаема — достаточно только правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Этим мы и займёмся, а также приведём образец документа.

Изменения в законодательстве Российской Федерации никто не отменял. И мы тоже, чтобы не отставать от жизни, его почитаем.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 16.04.2003 225 О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ (2016). Актуально в 2016 году.

Что же мы выяснили:

  • Понятно, что не из праздного любопытства мы решили завести такой вкладыш. И в законе тоже написано, что заводите его в случае необходимости. Что ж, негусто. Едем дальше.
  • Внимание. Оформили вкладыш — сразу же поставьте специальный штамп в трудовую книжку. Или надпись сделайте, что тоже важно, следующую: «выдан вкладыш». Мы же не разгильдяи, потому отметим на штампе в трудовой книжке реквизиты вкладыша (номер и серию). Правильный вопрос: какое место выбрать для записи? ТОЛЬКО титульный лист трудовой книжки, верхний угол с правой стороны. Не столь важно, если там уже что-то написано. Напишите данные или поставьте штамп в любом другом месте, не перекрывая другие записи.

Закон то мы разобрали, а как до практики, то сразу куча вопросов. Это мы уже проходили, поэтому поделимся опытом во благо кадровика.

КТО ВИНОВАТ?

И чтобы не дошло до такого вопроса, внимательно почитаем должностную инструкцию инспектора по кадрам.

Скорее всего, именно вам, наш многоуважаемый кадровик, и придётся заняться решением вопроса о вкладыше в трудовую книжку. Только руководитель решает, кто будет ответственным за ведение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Соответственно, такая ответственность закрепляется приказом директора с ознакомлением всех заинтересованных лиц.

Вкладыш в трудовую книжку — бланк строгой отчётности. Поступление вкладышей в организацию отмечается в специальной прошнурованной, пронумерованной и скреплённой печатью и подписью руководителя книге («Книга учёта бланков строгой отчётности»). Заполняется она вручную.

Просто замечательно, если в сейфе организации вы обнаружите такие нужные вам вкладыши в трудовую. Но, проведя ревизию, вы наблюдаете обратную картину. Внимание, следующий вопрос.

ЧТО ДЕЛАТЬ?

Куда пойти — податься кадровику? Отвечаем: звоним в ближайшую службу доставки такой специфической продукции, и оставляем заявку на покупку. Обращаем внимание на то, что вкладыши в трудовые книжки вправе продавать только «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.

Утверждено приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

Самостоятельное изготовление и сбыт подобных бланков серьёзно преследуется и карается по закону.

Вкладыш в трудовую книжку

Далее оплачиваем с расчётного счёта согласно выставленной калькуляции. Забрать бланки можно и самостоятельно. При себе иметь следующие документы:

  • Доверенность на приобретение;
  • Копия документа об оплате (около 200 рублей за 1 вкладыш);
  • Печать организации, если забирает руководитель;
  • Паспорт того, кто забирает бланки.

Источник: https://sudznatoki.com/kak-spisat-vkladysh-k-trudovoy-knizhke/

Как осуществляется списание выданных, но испорченных при хранении трудовых книжек

Как списать вкладыш к трудовой книжке как испорченный

Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ответственные за ведение и хранение этих документов должны знать, как правильно проводить списание выданных трудовых книжек или вкладышей к ним.

На самом деле некоторые кадровики за всю свою карьеру ни разу не сталкивались со списанием, поскольку потребность в этом возникает редко.

Однако любому уважающему себя работодателю не лишне будет знать, как действовать, если трудовую книжку приходится уничтожить.

Как осуществляется списание документов о профессиональной деятельности

Документ о профессиональной деятельности необходимо подвергнуть списанию в следующих случаях.

Если образец документа уже устарел

В последний раз внешний вид трудовой книжки менялся в 2004 году. Этот вариант документа используется и по сей день. Но вполне может возникнуть такая ситуация, когда трудоустраиваться придет человек, имеющий старый вариант документа о профессиональной деятельности.

Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления. В подобной ситуации гражданину следует выдать документ нового образца с перенесением в него всех записей из старого.

Процедура долгая, но все-таки она необходима.

Если документ испорчен

Самый распространенный случай списания трудовой книжки. Безусловно, все недочеты и помарки подобает корректировать, следуя некоторым правилам.

  • Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа. В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.
  • Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
  • В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

Если документ перестал быть востребованным

В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью. Такие трудовые книжки хранятся по закону 50 лет в архиве компании, а по истечении этого срока также должны быть уничтожены.

Как списать трудовые книжки правильно

  • По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер. В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.
  • Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
  • Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:
  1. сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы;
  2. составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание;
  • Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов. Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:
  1. наименование предприятия;
  2. наименование документа;
  3. дату составления акта;
  4. содержание операции по списанию трудовых книжек;
  5. количество списанных трудовых книжек;
  6. стоимость ликвидируемой трудовой книжки;
  7. причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки;
  8. дату списания;
  9. серию и номер трудовой книжки;
  10. ФИО и должности лиц, отвечающих за списание;
  11. подписи лиц, отвечающих за списание;
  12. ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии;
  13. подписи членов ликвидационной комиссии;

Составленный акт обязательно должен быть заверен печатью предприятия.

К акту списания трудовых книжек можно прилагать исключительно их подлинные номера, вырезанные из самого документа. Именно это действие подтверждает, что операция по уничтожению документа о профессиональной деятельности была действительно произведена.

  • К составленному и заверенному акту списания необходимо прикрепить новые и незаполненные бланки документа о профессиональной деятельности.
  • Далее следует внести запись о списании документа в специальную приходно-расходную книгу, в которой выполняется учет бланков документов и вкладышей.
  • Не забудьте после уничтожения документов вычесть их стоимость со счета, где они числились.

Дальнейшие действия с документами

Трудовые книжки уничтожаются либо на территории предприятия, если такое возможно, либо этим занимается специальная служба. За такую работу придется заплатить. В любом случае при процессе уничтожения должны присутствовать лица, ответственные за ликвидацию трудовых книжек. Документы такого рода сжигаются либо шредируются для дальнейшей переработки.

После этого сотрудник должен получить дубликат уничтоженной книжки. Он, в свою очередь, оформляется за счет работодателя, если именно по его вине прежняя трудовая книжка была списана.

Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками

Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.

Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.

Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.

Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-osushhestvlyaetsya-spisanie-vydannyx-no-isporchennyx-pri-xranenii-trudovyx-knizhek.html

Трудовая книжка и вкладыш в нее – учитываем и списываем – Все о кадрах

Как списать вкладыш к трудовой книжке как испорченный

Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативными актами трудового законодательства. В этой статье мы расскажем о порядке оформления трудовой книжки впервые, о том, в каких случаях работодатель обязан завести трудовик, на основании каких документов вести учет трудовых книжек, когда их списывать и как правильно это оформить.

Общие сведения

Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовика и порядок:

— ведения и хранения трудовых книжек ;

— изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.

Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной.

В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст.

 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно.

Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка.

Помните, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п.

 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Где взять бланки?

Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней являются бланками строгой отчетности, поэтому работодатель должен вести их учет. Порядок обеспечения работодателей этими бланками утвержден Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

Изготавливает их объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина.

Обеспечивают работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее организации, отвечающие требованиям ГОЗНАКа — ведущие организованный учет, обеспечивающие транспортировку и хранение бланков.

К сведению. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация (работодатель) взимает плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Чтобы получить бланки, работодатель должен заключить договор на возмездной основе с ГОЗНАКом или распространителями.

Доставку бланков осуществляет служба доставки защищенной полиграфической продукции либо работодатель сам забирает их со склада ГОЗНАКа или распространителя.

Приобретение иным способом бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).

Учет трудовых книжек и вкладышей к ним

Каждый работодатель должен вести учет трудовых книжек: в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Мы рекомендуем назначить специально уполномоченное на ведение этой деятельности лицо, издав приказ, в котором указаны ФИО работника, его должность и ответственность.

Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести трудовики в период отсутствия ответственного.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут:

— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации. Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, оформляющим прием на работу и увольнение, регистрируются все трудовики, принятые от работников при поступлении в организацию, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь.

Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме и может выглядеть так.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Хранение трудовиков и вкладышей

Напомним, что в силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете указанные бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При увольнении работник должен расписаться в получении трудовика в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ).

Если все-таки работник (либо в случае смерти работника его ближайшие родственники) не забрал трудовую, работодатель обязан ее хранить до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в силу п. 686 вышеназванного перечня. Книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей хранятся 75 лет, а их бланков — пять лет (п. 695).

В период хранения работнику может понадобиться копия или даже оригинал трудовой книжки.

С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом.

А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее. Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. Однако Роструд в Письме от 18.03.

2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки — в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся.

Трудовое законодательство не поясняет, где хранить бланки в подобных случаях, это остается на усмотрение работодателя.

С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находится в головной организации.

Однако мы считаем, что если в обособленном подразделении есть отдел кадров, есть лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек этого подразделения, то их можно хранить по месту его нахождения.

Списание и уничтожение испорченных бланков

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уничтожение испорченных бланков должно быть оформлено соответствующим актом. Унифицированной формы для него нет, поэтому он оформляется произвольно.

Подведем итог

Итак, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны приобретаться работодателем. Кроме этого, в компании необходимо организовать их учет и хранение. Если трудовая книжка оформлялась впервые, с работника удерживается стоимость бланка.

Несоблюдение же установленного порядка учета и хранения названных бланков является нарушением трудового законодательства, за которое в соответствии со ст. 5.

27 КоАП РФ может быть применено административное наказание в виде штрафа, налагаемого:

— на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);

— на организацию — от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Источник: http://info-personal.ru/trudovay-knizhka/trudovaya-knizhka-i-vkladysh-v-nee-uchityvaem-i-spisyvaem/

Адепт в законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: